Nutzungsordnung Moodle und Nextcloud

Für alle Arbeiten im Unterricht und in Phasen des eigenverantwortlichen Lernens erhalten Sie Zugang zu unserm Moodle-Server und zur NextCloud unserer Schule. Den Zugang zur NextCloud und zu Moodle stellen wir Ihnen auch außerhalb des Unterrichts zur schulischen Nutzung Verfügung. Die Nutzung setzt einen verantwortungsvollen Umgang mit den über die NextCloud und Moodle bereitgestellten Diensten sowie den eigenen personenbezogenen Daten und denen von anderen in der Schule lernenden und arbeitenden Personen voraus. Die folgende Nutzungsvereinbarung und Informationen zur Datenverarbeitung informieren und stecken den Rahmen ab für eine verantwortungsvolle Nutzung. Ihre Annahme bzw. die Einwilligung in die zur Nutzung erforderliche Datenverarbeitung sind Voraussetzung für die Erteilung bzw. weitere Verfügbarkeit Ihres Benutzerkontos.

Was ist eine Nutzungsvereinbarung und worum geht es hier?

Die Nutzungsvereinbarung legt die Regeln fest, an welche sich alle Personen halten müssen, welche die NextCloud der Schule nutzen

Für wen gilt diese Nutzungsvereinbarung?

Die Nutzungsvereinbarung gilt für Schülerinnen und Schüler sowie für Lehrkräfte, nachfolgend "Benutzer" genannt, welche die von der Schule bereitgestellte NextCloud zur elektronischen Datenverarbeitung nutzen.

Wie lange gilt die Nutzungsvereinbarung?

Dem Benutzer wird innerhalb seiner Schulzeit ein Benutzerkonto in der schulischen NextCloud zur Verfügung gestellt. Beim Verlassen der Schule wird dieses Benutzerkonto deaktiviert und gelöscht.

Worauf bezieht sich die Nutzungsvereinbarung?

Zum Umfang des von der Schule für die Benutzer kostenlos bereitgestellten Paketes gehören: Zugang zur schulischen NextCloud mit einem persönlichen Benutzerkonto verschiedenen NextCloud Diensten wie z.B. Dateimanager.

Was tut die Schule, damit meine Daten sicher sind? Was muss ich tun?

Die Schule sorgt durch eigene technische und organisatorische Maßnahmen für den Schutz und die Sicherheit der in der NextCloud verarbeiteten personenbezogenen Daten. Wir gewährleisten, dass personenbezogene Daten von Benutzern nur ntsprechend der Vertragsbestimmungen verarbeitet werden. Unsere Auswahl von NextCloud und Moodle als schulische Plattformen zur Bereitstellung grundlegender Dienste gründet auch auf der Tatsache, dass NextCloud und Moodle als Open Source Plattform sehr sicher ist und wir als Anbieter besonderen Wert darauflegt, die personenbezogenen Daten seiner Nutzer zu schützen. Bei der von unserer Schule genutzten NextCloud handelt es sich um eine speziell für den Bildungsbereich und die dort erforderlichen datenschutzrechtlichen Belange angepasste Version.

Ziel unserer Schule ist es, durch eine Minimierung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Internetdiensten, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung unserer Schüler/-innen und Lehrkräfte bestmöglich zu schützen. Dieses ist nur möglich, wenn die Benutzer selbst durch verantwortungsvolles Handeln zum Schutz und zur Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten beitragen und auch das Recht anderer Personen an der Schule auf informationelle Selbstbestimmung respektieren.

Was bedeutet verantwortungsvolles und sicheres Handeln?

Passwörter

• Passwörter müssen so sicher sein, dass sie nicht erratbar sind. Sie müssen aus mindestens 8 Zeichen bestehen und eine Zahl, einen Großbuchstaben und ein Sonderzeichen enthalten.
• Es darf kein Passwort verwendet werden, das bereits für andere Dienste genutzt wird.
• Aus Sicherheitsgründen empfiehlt es sich den Login über einen Browser zusätzlich zum Passwort mit einer weiteren Sicherheitsabfrage (One-Time-Password, Authenticator App, … - 2-Faktor Authentifizierung) vor unberechtigten Zugriffen durch Dritte abzusichern. Vor allem ältere Schüler sollten diese Möglichkeit nutzen.

Bei Zugriff über die NextCloud-App von einem Privatgerät muss ein App-Kennwort vergeben werden. Dieses darf nicht identisch sein zum Hauptpasswort des Benutzers. Wird die NextCloud App auf mehr als einem privaten Gerät installiert, muss für jede Installation ein separates App-Kennwort genutzt werden.

Zugangsdaten

• Der Benutzer ist verpflichtet, die eigenen Zugangsdaten zur schulischen NextCloud geheim zu halten. Sie dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden.
• Sollten die eigenen Zugangsdaten durch ein Versehen anderen Personen bekannt geworden sein, ist der Benutzer verpflichtet, sofort Maßnahmen zum Schutz der eigenen Zugänge zu ergreifen. Falls noch möglich, sind Zugangspasswörter zu ändern. Ist dieses nicht möglich, ist ein schulischer Administrator zu informieren.
• Sollte der Benutzer in Kenntnis fremder Zugangsdaten gelangen, so ist es untersagt, sich damit Zugang zum fremden Benutzerkonto zu verschaffen. Der Benutzer ist jedoch verpflichtet, den Eigentümer der Zugangsdaten oder einen schulischen Administrator zu informieren.

Nach Ende der Unterrichtsstunde oder Arbeitssitzung an einem schulischen Rechner meldet sich der Benutzer von der NextCloud ab (ausloggen). Bei einem nicht persönlich genutzten Geräte wird in der NextCloud-App eine Abmeldung vorgenommen (Konto löschen)

Personenbezogene Daten

Für die Nutzung von personenbezogene Daten wie dem eigenen Namen, biographischen Daten, der eigenen Anschrift, Fotos, Video und Audio, auf welchen der Benutzer selbst abgebildet ist und ähnlich gelten die Prinzipien der Datenminimierung und Datensparsamkeit

Persönliches Profil

Im persönlichen Profil können Benutzer zusätzliche Informationen eingeben. Private Informationen tragen Benutzer auf eigene Verantwortung ein. Über die Rechtevergabe können sie steuern, ob eingetragene Informationen nur für sie selbst sichtbar sind (privat) oder für alle Benutzer der schulischen NextCloud und von der Schule als vertrauenswürdig eingestufte andere NextClouds, z.B. von Schulen, mit denen man kooperiert (Kontakte). Die Einstellung öffentlich, mit welcher die Informationen über Internet für jedermann auffindbar sind, ist nicht zulässig. Unter E-Mail Adresse ist die schulische E-Mail Adresse zu hinterlegen und die Sichtbarkeit auf Kontakte einzustellen. Der Vollständige Name kann auf den Vornamen und die ersten beiden Buchstaben des Nachnamens reduziert werden. Für die Sichtbarkeit ist Kontakte einzustellen

Speicherorte

Innerhalb der NextCloud hat jeder Benutzer seinen persönlichen Bereich. Das hier gespeichert ist, kann nur der Benutzer selbst sehen. Benutzer haben außerdem Zugriff auf Ordner und Verzeichnisse in Gruppen, welchen sie zugeordnet sind. Dazu gehören beispielsweise die Verzeichnisse von Klassen und Kursen.

Kalender

Die Aufnahme von privaten, nicht schulischen Terminen in schulische Kalender ist nicht zulässig. Dazu gehören auch die Geburtstage von anderen Benutzern aus der Schule.

Freigabe von Dateien

Benutzer können Inhalte in den Verzeichnissen der NextCloud entsprechend ihrer Berechtigungen mit Nutzern innerhalb und außerhalb der schulischen Instanz über Dateifreigaben teilen. Datenschutz- und urheberrechtliche Vorgaben sind dabei zu beachten.

Kopplung der NextCloud mit privaten Konten oder anderen Diensten

Sofern die Schule über die schulische NextCloud Dienste zur Authentifizierung an externen Plattformen bereitstellt, dürfen diese nur mit von der Schule autorisierten Plattformen genutzt werden. Eine Nutzung zur Authentifizierung an nicht von der Schule autorisierten Plattformen ist nicht zulässig.

Urheberrecht

Bei der Nutzung der schulischen NextCloud sind die geltenden Bestimmungen des Urheberrechtes zu beachten. Fremde Inhalte, deren Nutzung nicht durch freie Lizenzen wie Creative Commons, GNU oder Public Domain zulässig ist, dürfen ohne schriftliche Genehmigung der Urheber nicht in der schulischen NextCloud gespeichert werden, außer ihre Nutzung erfolgt im Rahmen des Zitatrechts.

Fremde Inhalte (Texte, Fotos, Videos, Audio und andere Materialien), die nicht unter freien Lizenzen wie Creative Commons, GNU oder Public Domain stehen, dürfen nur mit der schriftlichen Genehmigung des Urhebers veröffentlicht werden. Dieses gilt auch für digitalisierte Inhalte (eingescannte oder abfotografierte Texte und Bilder) sowie Audioaufnahmen von urheberrechtlich geschützten Musiktiteln (GEMA). Bei vorliegender Genehmigung ist bei Veröffentlichungen auf einer eigenen Website der Urheber zu nennen, wenn dieser es wünscht. Bei der Veröffentlichung von Creative Commons und GNU lizenzierten Inhalten sind die Nutzungsvorgaben der Urheber (in der von dieser angegebenen Form) umzusetzen.

Bei der unterrichtlichen Nutzung von freien Bildungsmaterialien (Open Educational Resources - OER) sind die jeweiligen Lizenzen zu beachten und entstehende neue Materialien oder Lernprodukte bei einer Veröffentlichung entsprechend der Bedingungen der vergebenen Creative Commons Lizenzen zu lizenzieren.

Bei von der Schule über die NextCloud zur Verfügung gestellten digitalen bzw. digitalisierten Inhalten von Lehrmittelverlagen ist das Urheberrecht zu beachten. Eine Nutzung ist nur innerhalb der schulischen Plattformen zulässig. Nur wenn die Nutzungsbedingungen der Lehrmittelverlage es gestatten, ist eine Veröffentlichung oder Weitergabe digitaler bzw. digitalisierter Inhalte von Lehrmittelverlagen zulässig. Stoßen Benutzer in der schulischen NextCloud auf urheberrechtlich geschützte Materialien, deren Nutzung nicht den beschrieben Vorgaben entspricht, sind sie verpflichtet, dieses bei einer verantwortlichen Person anzuzeigen.

Die Urheberrechte an Inhalten, welche Benutzer eigenständig erstellt haben, bleiben durch eine Ablage oder Bereitstellung in der schulischen NextCloud unberührt.

Unzulässige Inhalte und Handlungen - Was ist nicht erlaubt?

Benutzer sind verpflichtet, bei der Nutzung der schulischen NextCloud geltendes Recht einzuhalten.

Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder denunzierende Inhalte über die schulische NextCloud zu erstellen, abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten.

Die geltenden Jugendschutzvorschriften sind zu beachten. Siehe dazu auch Jugendmedienschutz, Wikipedia.

Die Verbreitung und das Versenden von belästigenden, beleidigenden, verleumderischen nötigenden, herabwürdigenden, verletzenden oder bedrohenden Inhalten ist unzulässig.

Was passiert, wenn ich mich nicht an die Regeln halte?

Im Falle von Verstößen gegen diese Nutzungsordnung behält sich die Schulleitung der Beruflichen Schule des Kreises Stormarn das Recht vor, den Zugang zu einzelnen oder allen Bereichen innerhalb der schulischen NextCloud zu sperren und die Nutzung schulischer Endgeräte zu untersagen. Davon unberührt behält sich die Schulleitung weitere disziplinarische Maßnahmen gegenüber Schülern vor.

Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DS-GVO

An der Beruflichen Schule des Kreises Stormarn nutzen Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte NextCloud und Moodle als Arbeitsplattformen. Damit das möglich ist, werden auch personenbezogene Daten der Benutzer verarbeitet. Hier geben wir Ihnen alle wichtigen Informationen dazu geben.

Für wen gelten diese Datenschutzhinweise?

Diese Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von Moodle und NextCloud gelten für alle schulischen Nutzer von Moodle und NextCloud  Schülerinnen und Schüler sowie Lehrkräfte.

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich und an wen kann ich mich zum Thema Datenschutz wenden?

Berufliche Schule des Kreises Stormarn in Bad Oldesloe Datenschutzbeauftragter Thomas Bernhardt t.bernhardt@bs-oldesloe.de

Woher kommen meine Daten und welche Daten werden verarbeitet?

• Anmeldedaten werden für jeden Nutzer von der Schule erstellt.
• Die Zuordnung zu Gruppen und die damit verbundenen Rollen und Rechte erfolgt anhand von Informationen aus der Schulverwaltung. Ein Teil der Daten dort wurde bei der Anmeldung an der Schule angegeben.
• Weitere Daten entstehen bei der Nutzung der NextCloud im Unterricht und bei der Vor- und Nachbereitung des Unterrichts
• Benutzerdaten (z.B. Anmeldenamen, Passwort, Gruppenzugehörigkeit)
• Vom Benutzer erzeugte Inhalts- und Kommunikationsdaten (z.B. Dokumente, Audioaufnahmen und Nachrichten)
• Technische Nutzungsdaten (z.B. erzeugte Dateien, Versionen, Fehlermeldungen)

Wofür werden meine Daten verwendet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Basis (Rechtsgrundlage) passiert dies?

• Durchführung, Vor- und Nachbereitung von Unterricht
• Verwaltung von Rechten und Rollen der Benutzer entsprechend der Funktion (Schüler/ Lehrkraft/Lehrerrat/SV) und der Zugehörigkeit zu Klassen und Gruppen
• Technische Bereitstellung von für die Verwaltung und Nutzung der NextCloud erforderlichen Diensten
• Sicherheit und Funktionalität dieser Dienste
• Die Verarbeitung sämtlicher Daten erfolgt auf der Grundlage einer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) durch die Betroffenen.

Werden meine Daten weitergegeben und wer hat Zugriff auf meine Daten?

Die Nutzung der NextCloud ist nur möglich, wenn man dafür von https://bsodcloud.de bereitgestellte Dienste nutzt. Dieses sind Dienste zur Verwaltung von Nutzern und Inhalten. Innerhalb der Schule wird der Zugriff auf die Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der NextCloud durch das Rechte- und Rollenkonzept geregelt.

• Schulleitung - alle technischen und öffentlichen Daten; Daten im persönlichen Nutzerverzeichnis nur im begründeten Verdachtsfall einer Straftat oder bei offensichtlichem Verstoß gegen die Nutzungsvereinbarung und nach vorheriger Information der Benutzer und im Beisein von Zeugen - Vier-Augen-Prinzip,
• Schulischer Administrator - alle Daten aller Personen (auf Weisung der Schulleitung)
• Lehrkräfte - Eigene Daten und Daten von Schülern und Lehrkräften entsprechend ihrer Funktion und Freigaben durch die Personen selbst
• Schüler - Eigene Daten und Daten von Mitschülern entsprechend Freigaben von Lehrkräften oder Mitschülern Personen von außerhalb der Schule erhalten nur Zugriff auf Daten, wenn ein Gesetz es ihnen gestattet
• Eltern bei Freigabe durch Schüler
• Eltern und (ehemalige) Schülern (Auskunftsrecht Art. 15 DS-GVO)
• Ermittlungsbehörden im Fall einer Straftat

Findet eine automatisierte Entscheidungsfindung statt?

Nein, in den Diensten der NextCloud wird nichts von Algorithmen entschieden, was die Benutzer in der Schule betrifft. Es werden keine Profile von Schülern oder Lehrkräften aus den in diesen Diensten verarbeiteten Daten erstellt.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Benutzerdaten von Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften werden solange gespeichert wie diese

• die NextCloud nutzen,
• an der Schule Schüler oder Lehrkräfte sind,
• der Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten nicht widersprochen haben (es gilt jeweils das zuerst Zutreffende)
• Nach Beendigung der Nutzung der NextCloud, Verlassen Schule bzw. Ende des Dienstes an Schule oder Widerspruch in die Verarbeitung werden die Daten des Benutzers innerhalb von sechs Wochen endgültig aus der NextCloud gelöscht.
• Unterrichtsdaten werden am Schuljahresende gelöscht. Inhalte der Benutzer bleiben davon unberührt. Daten im Zusammenhang mit einem e-Portfolio werden für die gesamte Schulzeit gespeichert.
• Daten im Zusammenhang mit der Erstellung von Verwaltung von Benutzerkonten für die Nutzung der NextCloud, die in der Schulverwaltung vorliegen, werden entsprechend VO-DV I §9 bzw. VO-DV II §9 für 5 Jahre aufbewahrt.
• Benutzer haben jederzeit die Möglichkeit, von ihnen erstellte Inhalte eigenständig zu löschen.

Welche Rechte habe ich gegenüber der Schule?

Gegenüber der Schule besteht ein Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Schleswig-Holstein zu

Wie kann ich meine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen?

Um die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der NextCloud zu widerrufen, reicht ein formloser Widerruf bei der Schulleitung. Dieser kann schriftlich, per E-Mail und auch mündlich erfolgen. Um Missbrauch vorzubeugen, ist ein mündlicher Widerruf jedoch nur persönlich und nicht telefonisch möglich.

Wo finde ich weitere Informationen zum Thema Datenschutz und NextCloud

Weitere Informationen findet man unter https://nextcloud.com/de/gdpr/ und als Nutzer im Bereich der persönlichen Einstellungen unter Datenschutz.

Wichtiger Hinweis - Freiwilligkeit

Wir weisen darauf hin, dass die Nutzung der schulischen NextCloud auf freiwilliger Basis erfolgt. Eine Anerkennung der Nutzervereinbarungen und eine Einwilligung in die Verarbeitung der zur Nutzung der schulischen NextCloud erforderlichen personenbezogenen Daten ist freiwillig.

Die Nutzung der schulischen NextCloud setzt allerdings immer auch die Anerkennung der Nutzervereinbarung für die schulische NextCloud und die Einwilligung in die diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Betroffenen voraus.