Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Als Kaufmann/-frau für Büromanagement arbeiten Sie in der Verwaltung eines Unternehmens, das in allen Wirtschaftsbereichen tätig sein kann. Sie wickeln dort den Schriftverkehr ab, überwachen Zahlungsein- und –ausgänge, sind im Personalwesen mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen betraut, überwachen Terminkalender und Einsatzpläne und sind für Textgestaltung und Kommunikationsübermittlung zuständig.

Voraussetzungen:

Für diesen Beruf haben Bewerberinnen mit einem   guten Ersten Allgemeinen Schulabschluss, Mittleren   Schulabschluss, Fachhochschulreife oder Abitur gute   Chancen. Umschüler und auch Mütter in   Teilzeitausbildung werden im   Allgemeinen gern   eingestellt. Sie sollten sowohl Freude an der   Kommunikation wie auch am Organisieren und Verwalten   haben.

Dauer der Ausbildung

Die Ausbildung dauert 3 Jahre, eine Verkürzung ist bei guten Leistungen auf 2,5 Jahre möglich. Umschülerinnen und z.T. Bewerberinnen mit Abitur erhalten zweijährige Ausbildungsverträge, die Beschulung ist daran angepasst.

Ansprechpartner : 

 

Tilman Sander

Studiendirektor

Tel: 04531 1601700

Unterricht

Die schulische Ausbildung erfolgt in der Unterstufe an 2 Wochentagen ( 16 Unterrichtsstunden) und der Mittel- und Oberstufe jeweils 8 Unterrichtsstunden ( 1 Wochentag) . Die Gesamt Stunden ( 1-3 Lehrjahr belaufen sich auf 880 Unterrichtsstunden ( 1. Lehrjahr 320 Stunden, 2. Lehrjahr 280 Stunden & 3. Lehrjahr 280 Stunden ) Alle Lehrer arbeiten gemeinsam an dem aktuellen Lernfeld.

Eine Unterteilung nach Fächern findet nicht statt (ausgenommen sind Politik und Kommunikation). Diese Form des Unterrichts ermöglicht den Einsatz in verschiedenen Unternehmensbereichen. Zusätzlich erhalten die Auszubildenden in der Unterstufe 90 Minuten pro Woche gesondert EDV-Unterricht. Dies dient der Vorbereitung auf die Abschlussprüfung Teil 1. Dieser Teil der Abschlussprüfung findet bereits nach einem Jahr (jeweils im September der Mittelstufe statt).

Der Unterricht gliedert sich in 13 Lernfeldern wie folgt:

Lernfeld 1 – Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren
Im ersten Lernfeld erfährst Du Einzelheiten über den Betrieb, also zum Beispiel über verschiedene Rechtsformen oder die Bedeutung der Kaufmannseigenschaft. Außerdem richten wir unseren Blick  auf die Rahmenbedingungen Deiner Berufsausbildung, hier werden vor allem gesetzliche Grundlagen und Inhalte von Ausbildungsverträgen erörtert. Und dann geht es mit den Grundlagen der Wirtschaft schon mächtig zur Sache: Wie lauten die volkswirtschaftlichen Produktionsfaktoren und was haben sie zu bedeuten? Wie können verschiedene Zielsetzungen miteinander in Konflikt geraten? Was sind freie Güter?
Lernfeld 2 – Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
Im zweiten Lernfeld geht es vor allem um bürowirtschaftliche Abläufe, also darum, wie Du Dein Büro straff und clever organisierst. Anschließend folgt ein Thema, das bereits seit Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnt: Datenschutz und Datensicherung. Hier erfährst Du was es beim Thema Datenschutz alles zu beachten gibt. Als dritter Abschnitt stehen hier zusätzlich noch Arbeitssicherheit und Umweltschutz auf dem Lehrplan. Wie Du Dich im Falle eines Arbeitsunfalls verhalten solltest, welche Arbeitsschutzvorschriften überhaupt zu beachten sind und wie Du Deinem Betrieb dazu verhelfen kannst, umweltfreundlich und ressourcensparend zu arbeiten
Lernfeld 3 – Aufträge bearbeiten
In diesem Lernfeld gibt’s zum Einstieg erst einmal ein paar Basics im Umgang mit Internet, Intranet und der Kommunikation per Email. Danach kommt ein echter kaufmännischer Klassiker: Beschaffungsprozesse. Was brauchst Du, wo bekommst Du es, wie viel brauchst Du davon, wie lange dauert das, wo gibt es die besten Konditionen und was passiert, wenn während des Prozesses etwas schiefgeht?
Lernfeld 4 – Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen
Mit Beschaffung geht es in Lernfeld 4 direkt weiter. Diesmal tauchen wir aber etwas tiefer in die Materie ein und betrachten Aspekte wie die Limit Planung, den Angebotsvergleich, die Bezugsquellenermittlung sowie die verschiedenen Bestandsarten genauer. Außerdem erfährst Du hier alles über Kaufverträge: Welche Rechte und Pflichten für die Vertragspartner sich daraus ergeben, was überhaupt drinstehen muss und was bei einer Kaufvertragsstörung passiert. Bei den rechtlichen Rahmenbedingungen werden wir uns vor allem mit wichtigen Themen wie Rechts- und Geschäftsfähigkeit, Nichtigkeit und Anfechtbarkeit von Willenserklärungen sowie den Eigenheiten verschiedener weiterer Vertragsarten beschäftigen.
Lernfeld 5 – Kunden akquirieren und binden
In Lernfeld 5 heißt es: Kunden akquirieren und binden.  Was sich dahinter verbirgt, ist Vielen eventuell besser unter dem Begriff Marketing bekannt:
-Direkte und indirekte Absatzwege,
-Marktforschung,
-Marketing-Mix,
-Kundenbindung und Distributionspolitik.
Lernfeld 6 – Werteströme erfassen und beurteilen
Im sechsten Lernfeld Deiner Ausbildung zum Kaufmann/ zur Kauffrau für Büromanagement ist es dann schließlich soweit: Endlich geht es los mit Buchführung und Rechnungswesen! Hier lernst du alles was für die Ordnungsmäße Buchführung nötig ist. Hierzu gehören unter anderem das richtige Buchen von Rechnungen, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Analyse von Bilanzen und Bilanzveränderungen.
Lernfeld 7 – Gesprächssituationen gestalten
Im Lernfeld 7 befassen wir uns mit der Gestaltung von Gesprächssituationen. Hierbei legen wir den Fokus auf die Kommunikation mit Geschäftspartnern. Du lernst, wie Du Gespräche vorbereitest, durchführst und nachbereitest. Außerdem zeigen wir Dir, welche Kommunikationsmöglichkeiten es überhaupt gibt und bringen Dir verschiedene wirkungsvolle Argumentationstechniken näher.
Lernfeld 8 – Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen
Wie der Name dieses Lernfelds schon vermuten lässt, dreht sich hier alles um das Personal: Woher kannst Du Dir am besten neues Personal beschaffen und was ist bei der Einstellung zu beachten? Wie kannst Du Dein vorhandenes Personal am besten verwalten und vor allem weiterentwickeln? Welche sozialversicherungsrechtlichen Abgaben zahlt der Arbeitnehmer, welche der Arbeitgeber, und an wen überhaupt? Welche Möglichkeiten zur betrieblichen Mitbestimmung haben die Angestellten, und wer hilft ihnen, ihre diesbezüglichen Rechte durchzusetzen? Und welche arbeitsrechtlichen Vorschriften sind bei all diesen Vorgängen und insbesondere bei der Kündigung von Mitarbeitern zu beachten?
Lernfeld 9 – Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten
Der Schwerpunkt von Lernfeld 9 liegt in den finanzwirtschaftlichen Grundlagen. Wir erklären Dir, wie Du die Fremdkapitalquote eines Unternehmens berechnest, welche Kreditarten üblicherweise zur Verfügung stehen und wie das Fremdkapital dabei jeweils verzinst wird.
Lernfeld 10 – Wertschaffungsprozesse erfolgsorientiert steuern
Im Lernfeld 10 beschäftigen wir uns mit der Kosten- und Leistungsrechnung. Hier machen wir Dich fit, um Wertschöpfungs-prozesse auf Grundlage der Daten der Kosten- und Leistungsrechnung zu analysieren, erfolgsorientiert zu steuern und zu beurteilen.
Lernfeld 11 –Geschäftsprozesse darstellen und optimieren
In Lernfeld 11 geht´s um die Darstellung und Optimierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen des Betriebes und um die Qualitätssicherung zur kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsprozessen. Dazu gehören vor allem Themen wie die verschiedenen Arten von Handlungsvollmachten, die Ablauf- und die Aufbauorganisation sowie verschiedene Führungsstile und Führungstechniken.
Lernfeld 12 – Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
Der Schwerpunkt von Lernfeld 12 liegt auf den Organisationsaufgaben. Hier geht es vor allem darum, verschiedene Veranstaltungen und Geschäftsreisen zu planen und durchzuführen.
Lernfeld 13 – Ein Projekt planen und durchführen
Das selbstständige und eigenverantwortliche Realisieren eines branchenbezogenen Projektes wird im letzten Lernfeld, dem Lernfeld 13, behandelt. Dabei geht nichts ohne Kooperationen: Wir erklären Dir, was eine horizontale Kooperation von einer vertikalen Kooperation unterscheidet und welche Ziele dahinterstecken.

Wahlqualifikationen

Dieser neue Ausbildungsberuf sieht die Spezialisierung der/des Auszubildenden vor. So können Betrieb und Auszubildende/r zwei Wahlqualifikationen auswählen, die zu den Fähigkeiten und Neigungen des Auszubildenden und auch zu den Ausbildungsschwerpunkten des Ausbildungsbetriebes passen.

Zwei der fünfmonatigen Wahlqualifikationen sind zu wählen:

1. Auftragssteuerung und –koordination
Diese Wahlqualifikation umfasst die Initiierung, Abwicklung und Nachbereitung von Aufträgen. Sie ist offen formuliert und damit für alle Unternehmen passend, die regelmäßig und vertieft mit der Auftragsbearbeitung befasst sind. In dieser Wahlqualifikation lernst du beispielsweise die kundenspezifische Entwicklung von Angeboten, Abstimmung von Zeit- und Ressourcenplänen, Auftragskalkulation und –dokumentation und die Initiierung von Maßnahmen zur Kundenzufriedenheit und –bindung kennen.
2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
Hier werden Dir Ausbildungsinhalte in der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie dem Controlling vermittelt. In dieser Wahlqualifikation lernst du die Pflege des Debitoren- und Kreditorenstamms, die buchhalterische Erfassung von Geschäftsvorgängen, die Unterstützung bei periodengerechten Abschlussarbeiten, die Kostenkalkulation und Verrechnung von Leistungen sowie die Ermittlung und Aufbereitung von Kennzahlen.
3. Kaufmännische Abläufe in Kommunen !!inhaltlicher Fehler!!
Gerade in kleinen und mittelständischen Firmen sind kaufmännische Allrounder gefragt. In dieser Wahlqualifikation wird Dir der Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens vermittelt. So nimmst Du zum Beispiel Buchungen vor und führst die Bestands- und Erfolgskonten. Bei Bedarf bist Du auch dazu in der Lage, offenen Forderungen gegenüber Geschäftspartnern Nachdruck zu verleihen. Du kalkulierst Angebote des Hauses und überwachst die auftragsbezogenen Kosten. Die Kasse hast Du fest im Blick und sicherst damit die Geschäftsgrundlage des Unternehmens.
4. Einkauf und Logistik
Kleinere Beschaffungsvorgänge gehören zu den Grundfertigkeiten aller auszubildenden Kaufleuten für Büromanagement. In der Wahlqualifikation „Einkauf und Logistik“ geht es aber um mehr. Hier stellst Du den Bedarf an Produkten und Dienstleistungen fest und disponierst Mengen und Termine. Du recherchierst Anbieter und holst Angebote ein. Aufmerksam steuerst Du den operativen Einkaufsprozess. Einen besonderen Reiz der Wahlqualifikation macht die Mitwirkung am strategischen Einkauf aus: Hier verhandelst Du Konditionen und Rahmenbedingungen werden und optimierst diese wenn nötig.
5. Personalwirtschaft
Personalsachbearbeitung und Personalbeschaffung erfolgen häufig nicht mehr in Niederlassungen und Filialen, sondern werden zentral organisiert. Wenn dein Betrieb aber über eine gesonderte Personalabteilung verfügt, kann er Dir Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten, in diesem Bereich vertieft vermitteln. Du lernst, wie Stellenausschreibungen vorgenommen und Auswahlverfahren durchgeführt werden. Du bereitest Arbeitsverträge vor und verwaltest die Personalakten. Darüber hinaus unterstützt Du die persönliche Entwicklung von Mitarbeitern, indem Du berufliche Perspektiven entwickeln und dafür Weiterbildungen organisierst.
6. Marketing und Vertrieb
Bist Du ein kommunikativer Mensch? Dann ist die Wahlqualifikation „Marketing und Vertrieb genau das richtige für dich. Abgedeckt wird der komplette Prozess von der Kundengewinnung bis zur Kundenbindung. Zunächst lernst Du die Grundlagen durch eine Marktbeobachtung. Darauf aufbauend wirst Du mit den vorhandenen Ressourcen Aktivitäten planen. Wenn das Interesse eines Kunden geweckt werden konnte, wirst Du sein Geschäftsumfeld analysieren und ein Angebot erstellen. Professionelles Handeln im Marketing und im Vertrieb umfasst aber auch den Umgang mit Bestandskunden. Hier setzt Du dich intensiv mit der Kundenpflege und dem Beschwerdemanagement auseinander.
7. Assistenz !! inhaltlicher Fehler!!!
Hier werden Dir Ausbildungsinhalte in der Finanzbuchhaltung, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie dem Controlling vermittelt. In dieser Wahlqualifikation lernst du die Pflege des Debitoren- und Kreditorenstamms, die buchhalterische Erfassung von Geschäftsvorgängen, die Unterstützung bei periodengerechten Abschlussarbeiten, die Kostenkalkulation und Verrechnung von Leistungen sowie die Ermittlung und Aufbereitung von Kennzahlen.
8. Öffentlichkeitsarbeit und Verwaltungsmanagement
In dieser Wahlqualifikation unterstützt Du die Planung, Durchführung und Analyse von Maßnahmen. Du planst Veranstaltungen, führst diese durch und analysierst anschließend die Durchführung und Planung der Veranstaltung um die nächste Veranstaltung besser planen zu können.
9. Verwaltung und Recht
Nur für den öffentlichen Dienst: In dieser Wahlqualifikation lernst Du, wie man in der öffentlichen Verwaltung Kundenorientiert arbeitet. Hierbei wird Dir vermittelt wie du Rechtsgrundlagen sicher anwenden und nach behördlichen Vorgaben dokumentieren kannst. Du nimmst unter anderem Widersprüche entgegen und prüfst diese oder entwirfst einen Verwaltungsakt.
10. Öffentliche Finanzwirtschaft
Nur für den öffentlichen Dienst: Inhaltlich werden bei der Wahlqualifikation „Öffentliche Finanzwirtschaft“ beispielsweise Haushaltsgrundsätze bei der Mittelbewirtschaftung angewendet, gebuchte Einnahmen, Ausgaben, Erträge und Aufwendungen ermittelt und hochgerechnet sowie Unterlagen für den Jahresabschluss zusammengestellt. Darüber hinaus werden typischerweise Übersichten für Mittel zu- und –abflüsse erstellt und überwacht sowie die Voraussetzungen für Stundungen, die Niederschlagung oder den Erlass von Forderungen geprüft. Hier stellst Du unter anderem Unterlagen für den Jahresabschluss zusammen, wendest Haushaltsgrundsätze bei der Mittelbewirtschaftung an und prüfst die Voraussetzungen die Niederschlagung oder den Erlass von Forderungen.

Sabrina, Jessica, Julian